Cumple la ley de control horario con esta guía definitiva

La ley de control horario surgió en 2019 con el objetivo de evitar abusos laborales. Su función principal es asegurar que se cumplen las jornadas de trabajo establecidas y se retribuyen las horas extras realizadas por los empleados. Desde su entrada en vigor surgieron muchas preguntas y ha habido algunas modificaciones en cuanto a las sanciones. Tanto es así que el Ministerio de trabajo elaboró una guía para solventar las dudas. Por eso, en este post te aclaramos todo.

¿Qué establece la ley de control horario?

 

Las empresas tienen que registrar el horario de los trabajadores

Esto se refiere tanto la hora de entrada como la de salida de cada empleado diariamente.

Además, tienen que quedar registrados los tiempos de descanso que no se consideren tiempo de trabajo efectivo dentro de la jornada. Aquí entrarían por ejemplo las pausas para desayunar o comer.

 

Estos datos han de guardarse durante 4 años

Es fundamental de cara a una inspección que los registros se archiven durante este periodo de tiempo. 

Para muchas empresas esto supone un problema, por eso es recomendable la digitalización de los datos para facilitar la tarea.

 

Los empleados deben conocer la distribución de su jornada

Trabajadores y representantes sindicales deben conocer cuándo empieza y acaba su jornada, así como recibir la relación de horas ordinarias y extraordinarias realizadas. 

Esta información debe entregarse de manera periódica, bien mediante una copia firmada o a través de un correo personalizado.

Este es precisamente uno de los objetivos de la ley de control horario, evitar posibles abusos como los excesos de horas extras o la no compensación de estas horas de más que el trabajador realiza fuera de su jornada habitual.

 

La empresa debe informar a los trabajadores de cómo va a llevar a cabo este registro

Uno de los puntos que más infringen las empresas es precisamente este. 

No debemos olvidar que los negocios tienen que respetar la Ley de protección de datos, por eso es imprescindible que los trabajadores sepan la finalidad por la que se recogen los horarios de su jornada laboral, así como el método exacto que se utiliza para llevarlo a cabo.

 

El registro debe estar siempre disponible

Tanto los trabajadores como los representantes sindicales tienen derecho a acceder siempre que lo soliciten a estos datos registrados. 

Por eso es necesario que la empresa tenga siempre a mano los documentos, ya sean archivos físicos o digitales.

 

¿Y si viene una inspección?

 

Para verificar que la ley de control horario se esté aplicando el inspector puede solicitar a la empresa:

  • Que le muestre los registros para comprobar que se están llevando a cabo correctamente y con un método fiable.
  • Revisar el cómputo de horas extras para corroborar que no superan el límite establecido en los contratos de los trabajadores.
  • Pedir el comprobante de las retribuciones salariales, tanto de la jornada ordinaria como de las horas extraordinarias si las hay, para verificar si se corresponden con la cotización.
  • Confirmar si los representantes sindicales están informados.

 

¿Quienes están exentos de la ley de control horario?

 

Cómo en toda ley, siempre hay excepciones y casos particulares. 

Hay tres grandes grupos sobre los que no se aplica esta normativa.

 

Las relaciones laborales de carácter especial mencionadas en el artículo 2 del Estatuto de los trabajadores:

 

  • El personal de alta dirección.
  • Los trabajadores domésticos.
  • Los penados en instituciones penitenciarias.
  • Los deportistas profesionales.
  • Los artistas en espectáculos públicos y los técnicos y auxiliares que trabajan en el espectáculo.
  • Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
  • Residencia para la formación de especialistas en Ciencias de la Salud.
  • Menores sometidos a la ejecución de medidas de internamiento para el cumplimiento de su responsabilidad penal.
  • Abogados que prestan servicios en despachos individuales o colectivos.
  • Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación de carácter especial por una ley.

 

Trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada 

Por ejemplo, los trabajadores a tiempo parcial sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada cada día trabajado.

También entran en esta categoría los marinos mercantes, los transportistas por carretera o los que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario.

Todos estos trabajadores ya cuentan con un sistema específico de registro, por lo que no se aplica la ley de control horario.

 

Autónomos y socios de cooperativas 

 

Métodos para realizar el control horario

 

La ley establece que hay que realizar el registro de la jornada laboral, pero no especifica cómo hacerlo.

Lo único a tener en cuenta es que el método utilizado tiene que decidirse por acuerdo con los representantes legales de los trabajadores si es que existe esa figura en la empresa. 

Y siempre se debe informar a los empleados tanto del método escogido como de la forma correcta de utilizarlo.

 

Cuadrantes en papel

 

Muchas empresas deciden usar el sistema tradicional de apuntarse manualmente en un cuadrante en papel.

Esto es bastante habitual, sobre todo en negocios con pocos trabajadores. Cada día registran el nombre, las horas de entrada y salida y la firma en estas planillas. 

Este método dificulta bastante el almacenar los datos de todos los registros durante 4 años, así como el permitir que trabajadores, representantes y posibles inspecciones accedan a ellos.

Además, requiere de un gasto considerable de papel, lo cual no es muy sostenible a nivel medioambiental.

 

Plantillas de Excel 

 

Para facilitar la tarea, muchas empresas deciden cambiar las hojas de papel por tablas de excel. 

Este recurso es bastante utilizado porque no tiene coste, pero también hay que hacer el registro de forma manual y revisar los datos constantemente. Además, la protección de los datos personales no es tan sencilla como en otros sistemas más modernos.

 

Máquinas para fichar

 

En esta categoría hemos asistido a un avance tecnológico espectacular.

Desde las primeras máquinas instaladas en las fábricas durante el siglo XIX, donde los trabajadores introducían su tarjeta y se perforaba cada vez que empezaban y acababan su jornada laboral, hasta los modernos sistemas biométricos.

Hay formatos para todos los gustos. 

En algunas se sigue introduciendo una tarjeta y la máquina registra el código del trabajador y sus entradas y salidas. 

Otras usan la huella dactilar o el reconocimiento facial. 

Para empresas que necesiten mayor seguridad existen los sistemas biométricos. Grandes máquinas que registran partes del cuerpo enteras y ciertos movimientos específicos de cada persona.

El mayor inconveniente de estos sistemas es que no son compatibles con los trabajos que requieren de movilidad geográfica ni con el teletrabajo.

 

Software de control horario

 

Cada vez más empresas están optando por el uso de aplicaciones informáticas para realizar los registros.

Este método facilita a los empleados la tarea de fichar en entradas, salidas y descansos durante la jornada laboral. 

Además, los datos son almacenados de manera inmediata y segura. Los departamentos de Recursos Humanos reciben los registros instantáneamente y los trabajadores tienen asegurada la protección de sus datos personales.

La mayoría de los software pueden instalarse en cualquier ordenador o tienen la opción de descargar la aplicación para su uso en móviles. Esto hace que sean imprescindibles para los teletrabajadores o aquellos que por su tipo de trabajo tengan movilidad geográfica.

 

¿Qué pasa si no cumples la ley de control horario?

 

El no cumplimiento de la ley tiene como consecuencia sanciones administrativas que van desde los 70 euros a los 225.000

Desde su entrada en vigor en 2019 se han detectado más de 9000 infracciones.

En octubre de 2021 las sanciones en materia laboral aumentaron un 20%. 

Aquí tienes una tabla con los tramos.

 

 

Según sea la falta se considerará una sanción u otra. Los grados son los siguientes:

 

Faltas Leves 

 

No informar a los trabajadores sobre las condiciones laborales.

No tener registro de jornada laboral.

No cumplir los requisitos formales del registro de control horario.

DE 70 A 750 €

 

Faltas Graves 

 

Que en el registro no aparezcan las horas tal y como están en el contrato.

Que los trabajadores hayan hecho horas extras que no se han remunerado o computado por vacaciones, según sea el contrato.

Que no se informe a los representantes legales.

Que se establezcan condiciones de trabajo inferiores a las que recoge la ley o el convenio colectivo si existiera.

Que se sobrepasen los límites legales o pactados de jornada, salario, vacaciones, nocturnidad y horas extra.

DE 750 A 7.500 €

 

Faltas Muy graves 

 

No pagar de manera recurrente el salario o las horas extras.

Permitir que los menores de 18 años realicen horas extras.

Enmascarar horas extras en otros conceptos salariales.

DE 7.500 A 225.000 €

 

La responsabilidad final del cumplimiento de la ley recae sobre el empresario, que es sobre quien se cargarán las sanciones administrativas ante una posible inspección.

 

Conclusiones sobre la ley de control horario

 

No hay que entender la ley de control horario como un método de control como tal.

Es importante recordar que esta normativa se hace con el fin de evitar los fraudes y abusos laborales.

Por un lado, los empresarios llevarán un control de eficacia y productividad de los empleados, evitando el absentismo laboral y pudiendo ajustar las tareas de cada trabajador y mejorar sus tareas en la empresa.

Por otro lado, los empleados tendrán la seguridad de que su trabajo será recompensado y se acabará con la falta de información sobre los horarios y la retribución salarial.

Por lo tanto, es un marco de seguridad tanto para empresarios como para empleados.

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¿Qué aporta a tu negocio un software de control horario?

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Estas herramientas han supuesto un gran avance tecnológico y una ayuda inmejorable para el cumplimiento de la normativa. 
 
Pero, además de evitar sanciones, implantar un software de control horario en tu empresa puede beneficiarte en otros muchos aspectos.
 

Te contamos cómo ampliar tu red de contactos y los 7 beneficios de hacerlo

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Darte a conocer, relacionarte y establecer conexiones con los demás es la mejor manera para conseguir el éxito.
 
 
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